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Visite e tour aziendali, dall’invito all’accoglienza

Prenotazione e pianificazione di visite e tour aziendali: partecipanti, disponibilità e comunicazioni in un unico flusso.

Illustrazione di un flusso di digitalizzazione: processi collegati, automazione e dashboard di controllo

Il problema

Quando organizzare una visita richiede troppi passaggi manuali

Organizzare una visita aziendale o un tour comporta spesso scambi di email per verificare disponibilità, raccogliere partecipanti e coordinare l’accoglienza, con il rischio di dimenticare qualche passaggio. La sicurezza dei visitatori e la programmazione delle risorse necessarie diventano difficili da garantire quando tutto passa per email sparse.

A chi si rivolge

Destinatari

Ufficio commerciale/marketing

Organizzazione delle visite in autonomia.

Reception e accoglienza

Visibilità sulle visite programmate.

Ospiti e partecipanti

Prenotazione semplice e conferme automatiche.

Come funziona

Il processo supportato

Dalla richiesta di visita alla conferma di accoglienza, con comunicazioni automatiche.

  1. RichiestaViene proposta una data e un tipo di visita
  2. Verifica disponibilitàIl sistema controlla la disponibilità di sale e risorse
  3. ConfermaData e partecipanti vengono confermati
  4. ComunicazioniPromemoria automatici a ospiti e referenti
  5. AccoglienzaLa reception ha visibilità sulle visite del giorno

Cosa include

Funzionalità

Calendario visite

Pianificazione centralizzata di tour e visite.

Gestione partecipanti

Elenco ospiti e referenti per ogni visita.

Promemoria automatici

Notifiche a ospiti e organizzatori.

Materiali di accoglienza

Documenti e informazioni collegati alla visita.

Cosa viene gestito

Documenti e dati

  • Calendario visite
  • Elenco partecipanti
  • Materiali di accoglienza

Si collega a

Integrazioni

  • Microsoft Outlook/Teams per calendario e notifiche

Perché conviene

Benefici

Meno passaggi manuali

Organizzazione della visita in un unico flusso.

Accoglienza preparata

La reception sa sempre chi aspettarsi.

Comunicazioni puntuali

Promemoria automatici riducono le assenze.

Domande frequenti

FAQ

Possiamo gestire più tipologie di visita?

Sì, sono configurabili diversi format di visita o tour.

Gli ospiti esterni possono prenotare da soli?

Sì, tramite un modulo di richiesta dedicato.

Si integra con il nostro calendario aziendale?

Sì, con Outlook o Teams.

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